Die Stadt Essen verbessert ihr Termin-Management und führt dazu eine neue Terminbuchungs-Software in Verbindung mit Service-Terminals und zeitgemäßen Aufrufbildschirmen ein. Die neue Technik wird ab dem 11. Juli zuerst beim Amt für Soziales und Wohnen zum Einsatz kommen, weitere Fachbereiche der Stadt Essen werden sukzessiv folgen. Ziel ist es, den Bürgerinnen*Bürgern eine moderne und nutzungsfreundliche Software zur Verfügung zu stellen, mit der Termine einfach und bequem gebucht werden können. In den Ämtern sorgt das neue Termin-Managementsystem dafür, das Kundenaufkommen besser zu steuern und Ressourcen effizient zu verwalten. Insbesondere sollen mit dem neuen System die Anzahl nicht wahrgenommener bzw. nicht abgesagter Termine reduziert werden können. Dabei hilft unter anderem die neue "Check-In"-Funktion, mit der Bürger*innen zukünftig anzeigen, dass sie vor Ort eingetroffen sind. Erst dann erfolgt die Generierung einer Wartenummer, mit der die Bürger*innen aus dem jeweiligen Wartebereich aufgerufen werden.
Die Essener*innen können bereits seit vielen Jahren online Termine bei der Stadtverwaltung buchen. Die bisher genutzte Software zur Terminbuchung wird durch die neue Lösung nach und nach abgelöst werden. Auch werden zukünftig mit dem neuen System für weitere Dienstleistungen in verschiedenen Ämtern Termine zur Vorsprache online buchbar sein.
Änderungen bei der Terminbuchung im Amt für Soziales und Wohnen
Das Amt für Soziales und Wohnen wird als erste Anlaufstelle ab Donnerstag, 11. Juli, die neue Technik einführen. Dafür werden in der Übergangszeit ab dem heutigen Montag (17.06.) bis zum 10. Juli sowohl das alte als auch das neue Terminbuchungssystem für die Dienstleistungen Wohngeld und Elterngeld angeboten: zum einen für Termine bis zum 10. Juli und die neue Software für Termine ab dem 11. Juli. Das ist notwendig aufgrund des aktuellen Terminvorlaufs für die Dienstleistungen beim Amt für Soziales und Wohnen. Die Verlinkungen werden an verschiedenen Stellen auf der Homepage der Stadt Essen erreichbar sein, zentral ist dabei aber weiterhin www.essen.de/meintermin.
Mit der neuen Terminbuchungs-Software wird das Amt für Soziales und Wohnen ab dem 11. Juli auch Termine für Schwerbehindertenangelegenheiten anbieten können, die ab sofort online gebucht werden können. Ab dem 11. Juli wird vor Ort im Amt für Soziales und Wohnen auch der neue Check-in notwendig, mit dem die Bürger*innen anzeigen, dass sie eingetroffen sind. Dieser ist über verschiedene Wege möglich.
Ablauf und Check-In mit dem neuen System
Nach der Terminbuchung online wird eine E-Mail mit der Terminbestätigung übermittelt. Darin werden neben den Grunddaten (Datum, Uhrzeit, Anliegen, Person) auch auf die zum Termin mitzubringenden Unterlagen hingewiesen. Weiterhin ist in der E-Mail erklärt, wie beim Termin der Check-In durchgeführt werden kann, um eine Wartenummer zu erhalten. Der Check-In kann am einfachsten direkt per Smartphone mit Klick auf den entsprechenden Link in der Terminbestätigung erfolgen. Die Bürger*innen erhalten ihre Wartenummer dann direkt auf das Handy. Darüber hinaus bestehen die Möglichkeiten, den mit der E-Mail gesendeten QR-Code an den neuen Service-Terminals vor Ort einzuscannen oder per Angabe seines Geburtsdatums am Service-Terminal einzuchecken. In beiden Fällen druckt dann das Service-Terminal die Wartenummer aus. Mit dieser Check-in Funktion werden nur die Personen aufgerufen, die bereits vor Ort sind, was einen zeitnahen Service entsprechend der Bearbeitungslage gewährleisten soll.
Zum Hintergrund
Die Stadt Essen hat das Projekt zur Einführung einer neuen Termin-Managementsoftware am 1. August 2023 gestartet. Zunächst wird die neue Lösung in den Fachbereichen mit dem meisten Publikumsverkehr eingeführt: beim Amt für Soziales und Wohnen, beim JobCenter Essen, bei den Bürgerämtern sowie der Fahrerlaubnis- und Zulassungsstelle, beim Fachbereich Zentrale Ausländerbehörde, Staatsangehörigkeits- und Ausländerangelegenheiten sowie beim Jugendamt. Perspektivisch soll sie flächendeckend zum Einsatz kommen und so die bislang unterschiedliche und mitunter auch analoge Terminvergabe auf eine einheitliche digitale Form umstellen. Das neue Termin-Managementsystem ist Teil der Anfang 2023 veröffentlichten Digitalstrategie der Stadt Essen und ein zentrales Projekt, um die Essener Verwaltungsservices sowohl für die Bürger*innen als auch für die Mitarbeitenden nutzungsfreundlicher und digitaler zu gestalten.
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